Für verlorene Rechnungen einen Ersatzbeleg erstellen
Existiert für eine geschäftliche Aufwendung kein Beleg und ist die nachträgliche Beschaffung der Nebenbelege oder einer Abschrift ihrer Rechnung nicht möglich oder zu kostspielig, so kann der Unternehmer oder auch sein Angestellter einen Eigenbeleg erstellen. Auf diesem notiert dieser die nötigsten Daten zum Geschäftsvorfall.
Ein Ersatzbeleg dient in ihrer Finanzbuchhaltung als Grundstock für die Buchung des Vorfalls. Kostenlose Muster & Vorlagen helfen beim Ausstellen Ihrer Eigenbelege. Die Ausgaben sollten logischerweise geschäftlich veranlasst sein, um als Geschäftsausgaben zu fungieren. Die gezahlte Mehrwertsteuer kann der Unternehmensinhaber nicht als Vorsteuer abziehen, wenn dieser seinen geschäftlichen Vorgang nur mit einem Eigenbeleg dokumentiert. Jedoch gilt demzufolge auch der gesamte Bruttobetrag als Geschäftsausgabe.
Abgesehen von den Fällen, in denen ihr Eigenbeleg den Originalnachweis ersetzen soll, gibt es in einem Unternehmen auch Geschäftsvorfälle, bei welchen es zur Anfertigung von eigenen Belegen überhaupt keine Alternative gibt, beispielsweise im Falle von Privatentnahmen oder -Einzahlungen von Kapital oder Gegenständen. Kostenlose Vorlagen & Muster helfen beim Anfertigen von eigenen Belegen. U. a. bieten wir ein Tool für genau diesen Vorgang an, welches auch gratis bereit steht.
Bis zu welcher Ausgabenhöhe kann man den eigenen Beleg erstellen?
Ersatzbelege für geringe Ausgaben bis zu einer Höhe von 150 Euroletten im Gesamten seien normalerweise unproblematisch, heißt es bei dem BVBC.
Das gilt besonders für Zahlungen, die über ein Konto erfolgt seien. Nämlich bestehe an diesem Punkt ein Bankauszug als Nebenbeleg. Komplizierter sind Bargeldzahlungen. Eigene Belege für Bargeldzahlungen sollte der Zahlende um weitere Nachweise ergänzen, für den Fall, dass dieser diese weiteren Belege besitzt.
Fehlt etwa eine Portoquittung, kann eine Abschrift des Briefes ihre Ausgaben nachweisen. Einige Kleinbeträge lassen sich ohnehin nur via Eigenbeleg nachweisen. Trinkgelder anlässlich einer Bewirtung wird ein Selbstständiger nicht quittiert kriegen. Hierfür brauchen Sie den Bewirtungsbeleg.